效能提升:在工作中维护自己的行为边界

这是我在2009年9月发表在《人力资源管理》杂志上的文章,原链接为:效能提升:在工作中维护自己的行为边界

情景故事:

假设有一天,你的经理给你布置了一项任务,要求你在下午五点提交一个工作报告。

你对这个任务非常清楚,你知道这个任务的全部“边界”:时间:下午五点,内容:向经理上交工作报告。

根据经验,你知道,完成这个报告需要至少两个小时,而且在这两个小时内,你必须专心地坐在自己的计算机前工作。否则,这个报告是无法完成的。

你对如何完成这个任务也非常清楚,你需要的时间是:两个小时,需要的空间是:专心地不受干扰地在计算机前工作。

根据今天的时间安排,你决定将下午3点到5点这段时间用于撰写这个报告。

下午3点,你准时开始了这项工作。

10分钟后,你的同事过来找你:“老张,不好意思,能麻烦您帮我看一下这个文件吗?我对于其中的一个重要问题弄不明白,我知道您原来处理过类似的问题,所以想占用您两分钟的时间请您帮个忙。”你感到无法拒绝她恳求的眼神,于是答应了。

最后,你花了至少10分钟为她解答那个她只想占用你“两分钟”时间的问题。

你开始感到时间不够用了,你决定拒绝别人的打扰,专注地写那个报告。

但是30分钟后,电话响了,是你一个做销售的同事,他在外面拜访客户,但迷路了,找不到客户的办公室,而且此时离他与客户约定的见面时间十五分钟了,他想请你在互联网上查一下地图,帮帮他。

你深知客户对公司的重要性,而且非常理解销售工作的挑战,他的困境让你无法说“不”,你答应了他,但由于你对Google地图不够熟悉,你花了20分钟帮他解决了这个问题。

但现在,你的报告肯定是无法按时完成了……

……

案例分析:

如果你有意,你会发现以上的情形是非常常见的。现在,让我们来对这个案例作一个简单的分析。

在工作中,我们每个人都要完成这样或那样的任务。一般地,我们都会比较容易了解和明确任务的具体内容,我们在很多情况下,甚至也知道完成相应的任务都需要我们做些什么。尽管如此,我们还会时常出现无法及时完成任务的情况。

那么,究竟是什么原因导致了无法及时完成任务这种情况的发生?

事实上,在我们明确任务内容时,我们所明确的,是有关任务的“边界”。比如在上面的案例中,任务的“边界”是非常清楚的:五点钟交报告。同时,在我们想明白如何去做时,我们事实上就是确认了自己的“行为空间”,这个空间由“下午3点到5点”和“专注在计算机前工作”两项组成。这两项内容,同时也定义了你的“行为边界”。

经过上面的分析,我们可以用以下的图,来上面案例中“你”在下午3-5点这两个小时的工作情境

这张图告诉我们,我们在完成一个任务时,不仅要明了自己的任务边界,知道自己的工作目标,还必须要明确自己的行为边界,同时要对影响行为边界的事件或行为保持敏感,并在自己的行为边界受到影响时,及时地用自己的行为,去维护自己的行为边界,为自己赢得必要的行为空间,以保证完成任务。

做上对“行为边界”的敏感并及时用自己的行为去维护它,往往不是一件容易做到的事情。其中的原因之一,是我们常常会过于担心人际关系遭到破坏,而这种担心的根源,则是我们对于各种“可能”发生的坏情境的想象。

对于未来的“灾难性”思维或想象,常常会约束我们,无论是我们个人的成长,还是完成一件具体的工作。

 

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